Aandachtspunten aanlevering administratie
Om te voorkomen dat onze e-mails te lang worden en niet worden gelezen, hebben we voor de volledigheid deze pagina opgesteld, waarin je de belangrijkste informatie omtrent aanlevering van administratie op ieder moment kunt teruglezen.
AANLEVERING
Graag ontvangen wij de maand- en kwartaalboekhouding vóór de 10e van de volgende maand.
(voorbeeld:
maandaangifte, aangiftemaand februari, aanleveren vóór 10 maart.
kwartaalaangifte, aangiftekwartaal Q1, aanleveren vóór 10 april.)
Als je dit niet redt, bel ons om een andere afspraak te maken. Later/Te laat aanleveren kan er toe leiden dat de aangifte niet tijdig kan worden ingediend.
Afgeven van administratie kan altijd in de brievenbus of in de blauwe dropbox bij de voordeur als de brievenbus niet past. Als we er zijn mag je het natuurlijk ook even persoonlijk overhandigen, maar we willen je vriendelijk verzoeken om even vooraf te bellen als je iets belangrijks te bespreken hebt. Zo kunnen we er ook voor zorgen dat we je daadwerkelijk te woord kunnen staan.
VERANTWOORDELIJKHEID TIJDIG INDIENEN VAN AANGIFTE
Voor zowel de BTW als de Inkomstenbelasting is het goed om te weten dat je als ondernemer, maar ook als particulier, altijd zélf verantwoordelijk bent voor het tijdig indienen van je belastingaangiften. Als je iemand inschakelt om dit voor je te doen, moet je er rekening mee houden dat die partij tijd nodig heeft om je aangifte voor te bereiden voordat deze verstuurd kan worden. Daarnaast kan het zijn dat die partij niet alleen jouw aangifte verwerkt, maar dit voor meer mensen/bedrijven moet doen. Zorg dus dat je aangifte informatie ruim tijdig wordt aangeleverd, zodat de uitvoerende partij voldoende tijd heeft om het werk te plannen, en jouw aangifte tijdig kan versturen. Te laat aanleveren van informatie kan er toe leiden dat de aangifte niet op tijd wordt verstuurd. De boete is dan voor jou zelf.
Tijdige betaling van belasting is ook jouw verantwoordelijkheid. Wij versturen ALTIJD een bevestiging van de aangifte. Controleer regelmatig je mailbox en ook als je verwacht geld terug te ontvangen: controleer dit! E-mailprogramma’s zijn tegenwoordig erg zelfstandig en soms te strak afgesteld als het gaat om ongewenste email. Het kan dus voorkomen dat onze aangifte bevestiging niet doorkomt. Bel of email ons, als je geen bevestiging hebt ontvangen. Als je geen email hebt gehad, en daardoor niet weet wat je moet betalen, vraag dit na! Als je niet tijdig betaalt, ben je daar zelf verantwoordelijk voor.
FACTUURDATUM IS BEPALEND !!!
We ontvangen graag alle facturen met een factuurdatum horend bij afgelopen kwartaal. Betaald of nog niet betaald (wat de reden ook moge zijn) we willen alles hebben!
Het heeft onze voorkeur dat je facturen en/of boekstukken met een factuurdatum die betrekking heeft op volgend kwartaal bij je houdt, en aanlevert bij het volgende kwartaal.
AFDRUKKEN VAN AFSCHRIFTEN EN FACTUREN
In toenemende mate leggen leveranciers en banken het balletje (en de kosten) voor het afdrukken van facturen en afschriften bij de consument.
Dit is zogenaamd handig, efficiënt en drukt de kosten. Ja… voor henzelf. Voor ondernemers is dit vaak allesbehalve handig, laat staan efficiënt of kostenbesparend.
De ondernemer moet al deze facturen zelf downloaden en afdrukken. Vergeet dit niet!!!
We betrappen ondernemers er steeds vaker op dat facturen ontbreken. Meestal betreft dit dan ook deze digitaal ontvangen exemplaren. Bankafschriften ontbreken ook regelmatig.
Verzoek van onze zijde om goed na te gaan of je alles hebt afgedrukt en aangeleverd. Het ontbreken van facturen werkt vertragend in de verwerking bij de invoer, maar ook bij de jaarafronding. Iedere ‘ontbrekende’ of openstaande post, wordt door ons apart bekeken en gecontroleerd. Hoe meer er compleet is, hoe minder we hoeven te controleren, en hoe minder je dus kwijt bent aan de boekhouder als je het netjes en compleet aanlevert.
BANKAFSCHRIFTEN
Voor de bankafschriften is het voor ons van belang dat we geen ellenlange overzichten krijgen, zonder of met slechts enkele controlesaldi. Elke bank geeft de mogelijkheid om via de Telebanking omgeving ‘gewone’ bankafschriften af te drukken. Gebruik die mogelijkheid! Gebruik svp niet de ‘download-mutaties’ optie… Bankafschriften per week of per maand hebben de voorkeur, maar als ze anders worden gegenereerd, is het niet anders, en ook prima.
Op onze site staat de instructie om dit voor de ING op juiste wijze te regelen. Voor de Rabobank is dit te doen via de ‘downloaden transacties’ optie en dan te kiezen voor downloaden als PDF. Kies bij periode bijvoorbeeld voor hele maanden. Bij de ABN kies je onder het kopje downloaden voor Afschriften en Fin.Jaaroverzicht (NIET voor mutaties). Kies bij type afschrift voor Rekeningafschrift, en kies de periode (of afschriftnummers) en druk de PDF’s af die worden gegenereerd.
LET OP BEPERKTE DOWNLOADMOGELIJKHEDEN BIJ LEVERANCIERS EN BANKEN
Banken en leveranciers hanteren vaak een beperking van beschikbaarheid van online documenten. Bij banken kun je vaak wel ver terug in je mutaties, maar niet verder terug dan 15 of 18 maanden als je de bankafschriften wilt downloaden. Dit kan tot problemen leiden als we de jaarcijfers later dan 31-3 van het nieuwe jaar afronden (in de meeste gevallen is dit zo!!!). Controleer, of vraag ons even, of we alle afschriften van een jaar tot dan toe hebben, zodat je dit eventueel kunt aanvullen. Banken brengen later opgevraagde afschriften in rekening als ze niet meer voorhanden zijn in hun systeem. Echte klantvriendelijkheid en service…. is bij banken helaas ver te zoeken.
GEEN BOEKHOUDING EMAILEN !!
Email is van deze tijd en we nodigen je dan ook uit om je vragen te stellen via email. Dat is voor iedereen overzichtelijk en in veel gevallen stelt het ons in staat om je antwoord op een geschikt moment goed en zo uitvoerig als nodig te beantwoorden. Over het algemeen wordt email door ons snel beantwoord! Heb je ergens haast mee, zet gerust het rode ‘uitroeptekentje’ aan voor ‘Hoge prioriteit’, wij letten daarop en zullen er naar proberen te handelen.
Echter, boekhouding/facturen/bankafschriften van een heel kwartaal ontvangen we liever niet via de email. Print de dingen die geprint moeten worden alsjeblieft zelf. Een volledig aangeleverde boekhouding die zo verwerkt kan worden, kost ons minder tijd en is voor de ondernemer dus goedkoper. Elke afdruk die wij moeten maken, kost ons (behalve papier en toner) extra tijd en tijd zullen we helaas ook moeten doorberekenen. Dat is zonde.
BELASTINGCORRESPONDENTIE
Vergeet niet om alle belastingcorrespondentie bij te voegen die je hebt ontvangen.
SBA – Service Bericht Aanslag
Berichten over de SBA (Service Bericht Aanslag) mag je thuis bewaren of weg gooien, wij doen er niets mee. Het betreft slechts een bevestiging van wat wij al weten. De SBA is een digitale kopie van de aanslag die wij ontvangen in onze belastingsoftware om in voorkomende gevallen te kunnen controleren of aanslagen conform aangifte zijn opgelegd. Normaliter hoeven wij hier geen gebruik van te maken, mocht je echter een vraag hebben over je aanslag, en wij hebben een SBA machtiging, dan kunnen we voor jouw specifieke geval, ook als je zelf je aanslag even niet bij de hand hebt, kijken of e.e.a. door de belastingdienst juist is verwerkt.
VIA – Vooraf Ingevulde Aangifte
Wij kunnen een verzoek indienen bij de Belastingdienst om digitaal een exemplaar van de VIA te ontvangen in onze belastingsoftware. Dit is niet verplicht en in sommige gevallen alleen maar handig als ondersteuning voor de aangifte Inkomstenbelasting. Als wij de VIA aanvragen, krijgt de belastingplichtige eerst een brief van de Belastingdienst, met daarin onze gegevens en een code !!! Als je akkoord bent met het gegeven dat wij die VIA mogen ontvangen, moeten wij die code binnen 3 weken ontvangen om de ontvangst van de VIA te kunnen activeren.