Wist u dat elke factuur die u digitaal ontvangt, ook minimaal 7 jaar digitaal bewaard moet worden op uw computer?

De Belastingdienst stelt zich op het standpunt dat het moment van ontvangen van de factuur bepaalt welke versie van de factuur “origineel” is.

Voorbeeld: KPN stelt u facturen beschikbaar per e-mail of via hun klantenportaal op hun internetsite. Het PDF bestand in uw email, of het PDF bestand wat in het portaal staat is de originele factuur, en niet het printje wat u in de boekhouding stopt.

De Belastingdienst zal hier in de praktijk misschien niet altijd een probleem van maken, maar formeel is het zo dat zij een probleem kan maken als de digitale versie van de factuur niet meer voorhanden is.

Ons advies in dezen:

– Wij stellen altijd de originele facturen van u te willen ontvangen, maar in deze situatie is dat onwerkbaar voor alle partijen. Voor het aanleveren van de boekhouding ontvangen we graag het printje van de factuur, zodat wij de bedragen correct en vlot kunnen verwerken. De verantwoordelijkheid voor het bewaren van de facturen op de computer blijft bij de ondernemer.

– Maak op uw zakelijke computer een directory aan, met bijvoorbeeld subdirectories per jaar of crediteur, en sla hier alle facturen in op die u digitaal beschikbaar gesteld gekregen heeft. Download dus de facturen van portalen van bijvoorbeeld KPN of Ziggo en sla de PDF-bestanden op. Haal ook de PDF bestanden uit uw e-mails en sla deze op in de bewuste map op uw harde schijf.

Helaas komt het vaak voor de computers opnieuw worden geïnstalleerd en dat emaildatabases verloren gaan. KPN stelt de consument helaas niet in staat om facturen ouder dan x maanden terug te halen en webshops kunnen helaas ook failliet gaan, waarna facturen uit hun portalen verloren gaan. De Belastingdienst legt de verantwoordelijkheid voor het bewaren van uw digitale facturen bij de ondernemer, bij u!

Sla dus al uw digitale facturen goed op, en maak regelmatig backups op een externe harde schijf of USB stick en bewaar deze zorgvuldig.