BTW op verzendkosten is altijd een hot topic, vooral bij hen die hier regelmatig mee te maken hebben, zoals webshop eigenaren.

Ook wij hebben diverse klanten in onze portefeuille met een webshop, of die anderszins met verzendkosten te maken hebben. Ben je zo’n klant? Lees dit dan even heel goed door!!!

In tegenstelling tot wat veel mensen denken, moet over verzendkosten wel degelijk BTW worden gerekend, ook al staat op (bijv.) het PostNL bonnetje geen BTW vermeld.
Let op: in onderstaande voorbeelden gaan we ervan uit de je de verzendkosten volledig wilt doorbelasten naar je klant. Je bent natuurlijk altijd vrij om dit niet of slechts deels te doen. Houd er echter wel altijd rekening mee dat je over wat je doorberekent dus BTW moet rekenen. Als je dit vergeet, betaal je zelf het verschil bij.

In een notendop:

Je moet BTW rekenen over de totale vergoeding van dat wat je levert. Stel je stuurt iemand een doos met spullen, voor 100 euro excl. BTW. Je verstuurt de doos met de pakket service van PostNL (bijv.) en dit kost je 6,50. Er staat geen BTW op je PostNL bonnetje. Je wilt dat de klant gewoon betaalt voor de verzendkosten dus je brengt de klant in rekening: 100+6,50 = 106,50 , plus 21% BTW over 106,50 = 22,37. Totaal op je factuur: 128,87. (De verzendkosten die je daadwerkelijk doorberekent bedragen dus 6,50+21% = 7,87.)

Bij veruit de meest webshops (die je kant en klaar op je website kunt installeren), wordt hier geen rekening mee gehouden. Je factuur ziet er dan zo uit:
100 euro spullen, BTW over die spullen (21 euro) + 6,50 verzendkosten. Totale factuur 127,50.

In de BTW aangifte moeten wij echter kijken naar de totale omzet en de totaal verschuldigde BTW.
In het eerste geval geven wij aan dat er 22,37 BTW moet worden afgedragen. Je hebt 22,37 van je klant ontvangen, dus dat gaat goed.
In het tweede geval geven wij aan dat er (127,5/121*21 =) 22,12 BTW moet worden afgedragen. Je hebt echter maar 21 euro van je klant ontvangen. Dus je schiet er 1,12 euro bij in.
Nu denk je dat valt nog wel te overzien, maar heb je 100 orders, of 1000, of meer… dan gaat dit flink in de papieren lopen.

In veel gevallen ontvangen wij kant en klare gegevens uit de webshop aangeleverd. Echter, als wij alleen de omzet doorkrijgen, kan het voorkomen dat wij niet kunnen controleren hoeveel BTW er daadwerkelijk aangegeven moet worden. Stel dat je 1000 orders hebt uit bovenstaand voorbeeld, dan geven wij dus euro 1,12 x 1000 orders te weinig aan. Aangezien de klant altijd verantwoordelijk blijft voor z’n eigen aangifte (en dus voor de aanlevering van juiste basisgegevens) kan de Belastingdienst besluiten dat er een onjuiste aangifte is gedaan, en een boete opleggen.
Het is dus van groot belang dat de webshop de BTW juist berekent, zodat de omzetgegevens die aan ons worden doorgegeven ook daadwerkelijk juist zijn!

Als je producten levert, met een laag BTW percentage. Dan volgen de verzendkosten dit lage BTW tarief. Verstuur je producten met zowel hoog als laag BTW tarief, zal je (hoe complex dat ook moge zijn) de BTW naar rato moeten doorrekenen over je verzendkosten.

Een rekenvoorbeeld:

Je verkoopt 1x product A (BTW 21%), a 100 euro
Je verkoopt 1x product B (BTW 6%), a 100 euro
De verzendkosten bedragen 6.50

De helft van je omzet is BTW H, de helft is omzet BTW L. 50% van de verzendkosten wordt dus tegen BTW H doorbelast. 50% tegen BTW L.
3.25 x 21% + 3.25 x 6% = 0.68 + 0.20 = 0.88 BTW over de verzendkosten.

Factuurtotaal: 200 euro
Verzendkosten: 6.50
BTW: 27.88
Totaal 234.38

Zoals je hier direct uit kunt afleiden is het voor ons niet meer te achterhalen hoeveel omzet er is gedraaid en op basis daarvan, hoeveel BTW er afgedragen moet worden, als we van de klant alleen factuur totalen, of alleen bruto omzet doorgegeven krijgen. Het is dus van belang dat de webshopsoftware in eerste instantie alles juist berekent, en vervolgens ook een voldoende duidelijk overzicht kan produceren, op basis waarvan wij aangifte kunnen doen!