Heeft u een auto van de zaak, als ondernemer, of als werknemer, of gebruikt u uw privé auto ook wel eens zakelijk? Dan kan dit artikel van belang zijn.
Heel belangrijk: we merken dat veel ondernemers niet overleggen voordat ze bepaalde investeringen doen (bijvoorbeeld in auto’s). Nu is dat ook allerminst verplicht. Echter, de auto is dusdanig complex als het om fiscale regelgeving gaat, dat heel eenvoudig fouten worden gemaakt in de afweging of iets voordeliger is of niet. Wij adviseren om in de oriëntatiefase van de investering altijd even contact op te nemen met ons, zodat we een berekening kunnen maken waarna een goede afweging gemaakt kan worden welke auto er gekocht moet worden, in welke hoedanigheid en onder welke voorwaarden.
Bijtelling en BTW
De auto van de zaak is voor de werknemer een simpel verhaal. De werkgever past de regels toe en de werknemer heeft er geen omkijken naar. Voor de ondernemer ligt dit anders.
De ondernemer heeft te maken met bijtelling en BTW. Helaas zijn de opvatting in deze wetgeving niet eenduidig. Zo is bijvoorbeeld het begrip ‘woon-werkverkeer’ voor de wet OB (omzetbelasting) anders, dan voor de wet IB (Inkomstenbelasting).
Voor ondernemers geldt altijd: bewaar alle bonnen van de auto, onderhoud, brandstof etc. De BTW kan worden teruggevorderd, als de onderneming BTW-plichtig is.
Voor ondernemers met een privé auto die zakelijk wordt gebruikt geldt: bewaar evengoed alle bonnen. De BTW kan onder voorwaarden worden teruggevorderd, als de onderneming BTW-plichtig is.
Voorwaarde hiervoor is dat de verhouding in gereden zakelijke en privé km’s kan worden aangetoond. Bijvoorbeeld door de zakelijke km’s bij te houden, en op 1-1 en op 31-12 van het jaar de km-stand te noteren.
Werknemer met auto van de zaak
Bent u werknemer met een auto van de zaak, dan heeft u beginsel bijtelling. Wilt u geen bijtelling dan kunt u een km-administratie bijhouden waaruit blijkt dat er minder dan 500km privé wordt gereden.
Er bestaat onduidelijkheid over de Verklaring geen privégebruik auto. Deze verklaring kan alleen door de werknemer zelf worden aangevraagd en wordt aangevraagd op naam van de werknemer.
Door veel mensen wordt verondersteld dat met deze verklaring geen km-administratie meer bijgehouden hoeft te worden. Echter, de bewijslijst ligt nog steeds bij u, de werknemer, om aan te tonen dat er minder dan 500km privé is gereden per kalenderjaar. (zie ook: bewijzen)
Deze verklaring kan dus niet worden gebruikt door ondernemers!
Ondernemer met een (bestel)auto van de zaak
Bent u ondernemer en rijdt u in een auto die door uw bedrijf is aangeschaft, dan heeft u in beginsel bijtelling. Minder dan 500km privé rijden ontslaat u van deze verplichting maar dit moet worden aangetoond. In het geval van een personenauto, kan dit echter niet ondersteund worden met eenzelfde verklaring als die de werknemer kan hanteren. Uitsluitend door aan te tonen dat er minder dan 500km privé gereden is (middels een km-administratie), kan men onder de bijtelling uitkomen.
Rijdt u een bestelauto, (geldt ook voor werknemers) kan een verklaring “Uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto” worden aangevraagd. De naam van deze verklaring zegt genoeg, “uitsluitend” houdt in dat met deze verklaring geen enkele privékilometer gereden mag worden. Het hebben van deze verklaring ontslaat de ondernemer van de plicht een km-administratie bij te houden. Echter, indien de belastingdienst bij controle een toelichting wenst, zal het zakelijk karakter van het aanwezig zijn van de auto op een bepaalde controleplaats, door de ondernemer moeten worden aangetoond. Het globaal bijhouden van zakelijke ritten (bijvoorbeeld in een agenda) verdient daarom aanbeveling.
Geen bijtelling omdat de bestelauto niet geschikt is voor privé gebruik
Over deze regel bestaat ook onduidelijkheid. Wanneer is een bestelauto niet geschikt voor privé gebruik? Daarnaast is het ook niet zo, dat de bijtelling dan volledig achterwege gelaten mag worden.
Als de bestelauto niet geschikt is voor privé gebruik, bijvoorbeeld doordat een bijrijdersstoel ontbreekt, of de auto gebruikt wordt voor stukadoors- en/of schilderswerkzaamheden en te smerig is om ‘normaal’ privé gebruikt te kunnen worden, hoeft geen km-administratie bijgehouden te worden. Ook zijn er uitspraken van de Hoge Raad die aangeven dat auto’s die bepaalde afwijkende afmetingen hebben, ook voor deze regeling in aanmerking kunnen komen. Het hoeft niet te betekenen dat de auto niet daadwerkelijk voor privé gebruikt mag worden. Echter, over dit daadwerkelijke privé gebruik dient dan een bijtelling gerekend te worden die overeenkomt met de kosten per km. Zie het als een omgekeerde km-declaratie. Hiervoor dient wél een km-administratie te worden bijgehouden, maar deze mag zich dan beperken tot alléén het werkelijke privé gebruik. Ook hier geldt, bij controle dient de aard van de rit te kunnen worden aangetoond.
Als u wilt weten of dit voor u van toepassing kan zijn, verzoeken we dit met ons te overleggen.