Afmelden/Gereedmelden administratie

Veel klanten vergeten het, of denken er niet aan.
We leggen je graag uit waarom het nodig is om je administratie af te melden:
In een BTW maand verwerken we bijna 300 administraties. Er zijn klanten die dagelijks aanleveren, wekelijks, maandelijks, of 1x per kwartaal.
Wij zien wel dat er documenten worden ingestuurd, maar we kunnen niet zien of je al klaar bent met aanleveren. Wacht jij nog op factuurtjes, die je nog moet insturen? Of heb je alles compleet en volledig ingestuurd. Als wij geen melding krijgen en we gewoon verwerken wat we hebben lopen we samen het risico dat we de BTW onjuist uitrekenen, op basis van niet complete gegevens. Een foutieve aangifte levert extra werk op, en daarmee extra kosten en dat is zonde.
Het is voor ons dus heel fijn als, en eigenlijk ook noodzakelijk dat je ons een berichtje stuurt om te laten weten dat wij de aangeleverde administratie kunnen gaan verwerken en de BTW kunnen uitrekenen.

Splitsen van documenten is niet nodig

 Je hoeft hier niets mee te doen. Deze melding is voor ons zodat we weten dat een document uit meerdere pagina’s bestaat en we dus opletten dat de verwerking er van goed gaat.

Bonnetjes fotograferen met de app

Als je een foto hebt gemaakt, kun je direct daarna nog een foto maken van het volgende bonnetje (Klik “volgende”, maak een nieuwe foto). Je kunt dit maximaal voor 25 bonnetjes achter elkaar doen.
Als je klaar bent met fotograferen, moet je de foto’s nog wel doorsturen. Klik daarvoor op “Klaar”. Klik op het vinkje rechtsbovenin. Geef (optioneel) een onderwerp op en kies dagboek (verplicht), en klik wederom rechtsboven op het upload icoontje (pijltje met streepje eronder). Dan zijn je documenten ingestuurd.

• Maximaal 1 bonnetje per foto. (We kunnen meerdere foto’s van elkaar splitsen, maar we kunnen geen meerdere bonnetjes in één foto van elkaar splitsen!)
  • Dus niet (bijv) 4 bonnetjes op 1 A4tje plakken en daar 1 foto van maken!
• Betaal je een ander bedrag dan wat er op het bonnetje staat? Schrijf het op het bonnetje erbij, of doe het PIN-bonnetje erbij. (Leg de bon en het pinbonnetje naast elkaar, en maak daar 1 foto van)
  • Bij het verwerken van de bank worden gelijke bedragen aan elkaar gematcht. Ongelijke bedragen worden niet gematcht en moeten we handmatig koppelen en betalingsverschillen boeken.
• Je kunt eigen foto’s uploaden. Foto maken met je telefoon, en die dan met de app, of via de portal uploaden.
  Het kan, het mag, alleen, dit levert af en toe problemen op.
  Zenvoices ondersteunt niet alle bestandsformaten.
  Niet ondersteunde bestandsformaten kunnen we helaas niet verwerken.
• Een ander probleem is dat een foto van je mobiel vaak een (te) groot bestand wordt. Te grote bestanden worden geblockt door de software die ‘achter’ Zenvoices zit.
• Qua belichting gaat het ook niet altijd goed, waardoor sommige foto’s onscherp zijn en voor ons niet goed leesbaar.
  Om die reden: als je bonnetjes fotografeert, gebruik bij voorkeur de Zenvoices app! De app verhoogt het contrast, maakt de foto’s beter leesbaar en comprimeert het bestand naar een handelbaar formaat.

Best practice insturen (welke aanleveroptie kies ik bij voorkeur?)

Ervanuitgaande dat je de meeste facturen per email ontvangt: stuur je de facturen het makkelijkst in één keer door naar het Zenvoices emailadres van jouw administratie <jouwadministratie>.3366@to-zenvoices.com.
(Vraag je leveranciers dus om de factuur naar je te mailen!!)

Zie hiervoor de email die je destijds van ons hebt ontvangen, of log in op de portaal om dit e-mailadres terug te vinden. (Je vindt het adres door bij Uploaden & Inlezen op de knop “Documenten Uploaden” te klikken. Je ziet het emailadres dan onderin de pop-up staan.

Als e-mailen niet de makkelijkste oplossing voor jou is, bijvoorbeeld omdat je de facturen hebt gescand, of met een ander idee op je PC hebt opgeslagen, dan kun je er voor kiezen om de upload functie te gebruiken in de portaal. (Je kunt ook documenten van je PC via de e-mail versturen door deze documenten als bijlage bij de mail te versturen naar het hierboven bedoelde emailadres. Let er dan op dat je bestanden niet te groot zijn, anders bounced de mail misschien.)

Let er bij het uploaden goed op dat je het juiste dagboek selecteert voor je inkoop en je verkoop documenten.
Je kunt belastingdocumenten en creditcardafschriften ook uploaden en dan kies je voor Document Management, en dan de juiste categorie.

Bonnetjes zijn ‘by design’ niet digitaal. Het makkelijkste is het om deze bonnetjes met de app van Zenvoices te fotograferen. Zie hiervoor het vorige onderdeel voor meer informatie.

Wat hebben wij het liefst?

Het makkelijkste voor jou is (meestal) mailen. Verzamel je liever eerst alle facturen op je PC? Dan kun je de upload functie gebruiken. Let er op dat je het juiste dagboek selecteert (inkoop of verkoop).

Probeer de app alleen te gebruiken voor bonnetjes!

Waar het ons primair om gaat is dat facturen goed leesbaar zijn en dat we liefst niet alles in een BTW maand tegelijk krijgen, liever wat meer gespreid.
PDF’s die jij hebt gedownload of per mail hebt ontvangen, stuur je dus makkelijk door. En als je een scanner hebt, gebruik die dan voor normale facturen die je per post hebt ontvangen. Zo zet je ze eenvoudig om naar PDF en zijn ze voor ons goed leesbaar. Gebruik de app alleen voor bonnetjes.

Apple gebruikers, let op het volgende

Foto’s in email

Let er op dat je de foto’s als bijlage toevoegt aan de mail. De standaard bij Apple als je foto’s aan een email toevoegt is dat ze in de e-mail body belanden. Op die manier kunnen wij ze niet verwerken. Ze moeten echt als bijlage worden toegevoegd.
Liever gebruik je de Zenvoices app!

Vreemde tekens in bestandsnamen

Apple gebruikers die hun bestanden eerst opslaan op hun PC, let op:
Zenvoices kan niet altijd omgaan met alle vreemde tekens. Beperk het gebruik van ‘vreemde’ tekens tot streepjes en underscores “-“ en “_” en probeer andere tekens te vermijden.
Een veel voorkomend voorbeeld van een gebruikt teken bij Apple gebruikers is “|”. Deze levert foutmeldingen op in de software.

Facturen die in een e-mail worden weergegeven (en niet als bijlage)

Het komt helaas steeds vaker voor dat facturen “in” de email worden gestuurd, zonder PDF bijlage.
Zie hiervoor ook het volgende punt. Het gaat vaak om orderbevestigingen en vaak nog niet om facturen. Die volgen meestal iets later.
Als je die 1-op-1 naar Zenvoices doorstuurt, kunnen die niet goed worden verwerkt. Het probleem met dit soort e-mails is dat de leverancier vaak niet duidelijk is.
Ontvang je toch een factuur op deze manier, druk dan de hele email af als PDF, en upload de PDF in Zenvoices. Op die manier kunnen wij deze factuur goed verwerken.

Alleen facturen, géén e-mails met factuurnotificaties, orderbevestigingen en betaalbewijzen

We zien dat bijvoorbeeld Ziggo mailtjes stuurt “uw factuur staat klaar”. Die mailtjes worden doorgestuurd naar ons. Daar kunnen we niets mee en we doen er ook niets mee. Je zult echt moeten doorklikken naar je Ziggo account en daar de factuur moeten downloaden. Sommige energieleveranciers en mobiele telefoonproviders werken ook zo. Het is helaas zo dat je soms de factuur uit een portal moet halen. En wij hebben echt je factuur nodig! Zonder de factuur kunnen we de kosten niet aftrekken, én de BTW niet terugvorderen.
Orderbevestigingen kunnen we niets mee. Betaalbewijzen ook niet.
Heel soms, bij hoge uitzondering, wordt er géén factuur uitgereikt en moet je het met de orderbevestiging stellen. Het is wettelijk verplicht een factuur uit te reiken dus in 99% van de gevallen is de factuur wel degelijk voorhanden. Je moet deze opvragen bij je leverancier. “Ik krijg geen factuur” kunnen we helaas weinig mee en je zult dan toch echt iets meer moeite moeten doen. In nagenoeg alle gevallen is de factuur wel beschikbaar en soms moet je inderdaad goed zoeken. Daar kunnen wij helaas niets aan veranderen. (Misschien volgende keer een andere leverancier zoeken?)
Alleen bij hoge uitzondering gebruiken we de orderbevestiging maar dan alléén achteraf, als echt blijkt dat de factuur er niet is. En dat heeft ook alleen zin als daar ook BTW op staat. Met andere woorden: geen orderbevestigingen insturen, alleen facturen.